En operaciones que funcionan las 24 horas del día, los pequeños detalles pueden convertirse en grandes problemas si no se gestionan correctamente. La disponibilidad de insumos de higiene, por ejemplo, puede parecer un aspecto sencillo, pero en entornos de alto tráfico se vuelve un factor clave para mantener la experiencia de los colaboradores, el orden operativo y la eficiencia en los costos.
Esta es la historia de cómo un call center con múltiples sedes logró transformar el manejo de sus insumos de higiene, pasando de un sistema improvisado y reactivo a una operación controlada, predecible y basada en datos.
Es precisamente este tipo de experiencias las que compartimos en Historias que Inspiran, el podcast donde CEK transforma desafíos operativos en soluciones sostenibles y eficientes.
Un sistema que funcionaba con urgencias
Un importante call center con seis sedes en Nicaragua, operando las 24 horas del día y los siete días de la semana, enfrentaba un problema que parecía pequeño, pero que se repetía constantemente.
La gestión de los insumos de higiene se había vuelto caótica.
Las compras se realizaban a última hora, el inventario no tenía un control claro y era frecuente que en momentos de mayor flujo de personas los dispensadores de papel, jabón o alcohol se quedaran sin producto.
Esto generaba quejas recurrentes de los colaboradores y obligaba al equipo de limpieza a reaccionar constantemente ante faltantes.
El problema no era únicamente logístico.
El proveedor anterior se limitaba a entregar los productos solicitados, sin realizar visitas técnicas ni brindar asesoría para mejorar el sistema de reposición o el control del consumo.
Como resultado, el cliente no tenía datos claros sobre cuánto consumía realmente cada sede, ni herramientas para anticipar necesidades.
La gestión se basaba principalmente en urgencias.
Cuando faltaba producto, se compraba más.
Pero nadie tenía claridad sobre si el consumo era eficiente o si existía desperdicio.
Una forma diferente de entender el problema
Ante esta situación, el equipo de CEK propuso algo diferente.
En lugar de realizar un cambio inmediato de proveedor, se planteó un piloto comparativo de 30 días que permitiera analizar el comportamiento real del consumo.
El piloto se diseñó en dos etapas.
Durante los primeros 15 días, se mediría el consumo utilizando el sistema que el cliente ya tenía con su proveedor actual.
En los siguientes 15 días, se implementaría la solución propuesta por CEK para evaluar las diferencias en control, reposición y eficiencia.
Este enfoque permitió que el cliente pudiera observar con datos concretos el impacto de los cambios propuestos.
Tecnología simple que mejora la gestión
Uno de los cambios más importantes durante el piloto fue la instalación de dispensadores con indicador visual tipo “semáforo”.
Este sistema permite identificar de forma rápida cuándo un rollo de papel está próximo a agotarse.
El indicador cambia de color conforme el producto se va consumiendo, lo que facilita anticipar el momento de reposición antes de que el dispensador quede completamente vacío.
Este detalle, aparentemente sencillo, cambió significativamente la forma en que el personal de limpieza gestionaba los insumos.
En lugar de reaccionar cuando el producto ya se había terminado, el equipo podía planificar la reposición con anticipación.
Además de los dispensadores, se trabajó en la estandarización de los puntos de abastecimiento dentro de las instalaciones.
Esto permitió asegurar que cada área tuviera acceso a los productos necesarios y que el sistema de reposición fuera más ordenado.
Capacitación para asegurar la eficiencia
El piloto también incluyó capacitaciones dirigidas al personal de limpieza.
Durante estas sesiones se explicó el funcionamiento de los nuevos dispensadores, la forma correcta de reponer los insumos y las prácticas que ayudan a optimizar el uso de los productos.
Cuando el personal entiende el sistema y conoce su funcionamiento, es mucho más fácil mantener la operación organizada.
La línea de productos utilizada durante el piloto incluyó papel, jabón y alcohol, tres de los insumos más utilizados dentro de la operación diaria del call center.
Además, se evaluó la posibilidad de incorporar limpiadores de piso en fases posteriores, dependiendo del presupuesto y de los resultados obtenidos durante la primera etapa.
Datos que permiten tomar decisiones
Uno de los beneficios más importantes del piloto fue que permitió al cliente visualizar con claridad el comportamiento del consumo.
Durante los 30 días se registró información sobre la reposición de insumos, el nivel de uso de los dispensadores y la frecuencia con la que se realizaban los cambios.
Estos datos permitieron comparar el desempeño entre el sistema anterior y la solución implementada por CEK.
Con esta información, el cliente pudo tomar una decisión basada en evidencia y no únicamente en percepciones.
Un sistema más ordenado y eficiente
Los resultados del piloto fueron claros.
El nuevo sistema redujo significativamente los quiebres de stock durante las horas críticas, lo que permitió mantener los dispensadores abastecidos en todo momento.
Esto se tradujo en una disminución notable de las quejas relacionadas con la falta de insumos de higiene.
Además, el cliente logró identificar patrones de consumo que antes no estaban visibles.
Gracias a la planificación de compras, al control de reposiciones y a la reducción del desperdicio, se estimó un ahorro cercano al 15 % anual en insumos de higiene.
Este ahorro no se generó por usar menos productos, sino por utilizarlos de manera más eficiente.
Hoy, las seis sedes del call center operan con un sistema mucho más organizado.
Los inventarios son previsibles, la reposición se realiza de manera oportuna y el cliente cuenta con información que le permite ajustar la demanda según cada sede y cada turno de operación.
Cuando la gestión se vuelve estratégica
La higiene en espacios de alto tráfico no debería depender de compras de emergencia ni de improvisaciones.
Cuando existe control del consumo, planificación de inventarios y un sistema adecuado de reposición, la operación se vuelve mucho más estable.
En CEK creemos que incluso los procesos más cotidianos pueden optimizarse cuando se gestionan con una visión técnica.
Porque detrás de cada dispensador, cada reposición y cada compra existe una oportunidad de mejorar la eficiencia.
Conversemos sobre cómo optimizar tu operación
Si tu empresa atiende un alto flujo de personas, necesita asegurar estándares de higiene y al mismo tiempo optimizar sus costos operativos, es momento de analizar cómo está funcionando tu sistema actual.
En CEK Centroamérica diseñamos soluciones que permiten mejorar el control del consumo, reducir desperdicios y garantizar la disponibilidad de los insumos en todo momento.
Si querés asegurar la higiene de tu operación y al mismo tiempo generar ahorro, conversemos.
